El mundo avanza y nosotros con él. El trabajo se digitaliza y la tecnología se convierte en nuestra gran aliada tanto en lo laboral como en lo personal. Sin embargo, en muchos ámbitos todavía seguimos anclados al papel físico con las consecuencias que supone el abuso de este.
Imagínate en una empresa convencional que cuenta con 50 o 100 trabajadores aproximadamente en la que todos continúen utilizando hojas para anotar información, informes en físico y una cantidad infinita de folios para las distintas tareas. A prescindir de la documentación tal cual la conocemos —hojas—, debemos sumar una correcta gestión de la energía y una reducción del uso de plástico.
El consumo de papel de una empresa tipo podría elevarse hasta cantidades desorbitadas, por ello, la solución es obvia: pasar a la oficina digital.
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¿En qué consiste una oficina digital?
El modelo de oficina digital supone dejar a un lado el uso de documentación en papel. Este sistema al que cada vez se acogen más compañías aboga por digitalizar cualquier documento del que se pueda prescindir en formato físico.
Todo se gestiona, organiza y almacena de forma electrónica con el fin de reducir al máximo el consumo de papel diario en todas las actividades que a menudo se desarrollan dentro de una organización.
Veamos cómo podemos abandonar poco a poco el consumo de papel e ir avanzando hacia la oficina digital.
1. Di adiós a los pos-it
Despedirse de los pos-it o cualquier otro elemento que sirva para anotar citas, recordatorios o distintas informaciones, es uno de los pasos que a nivel individual se pueden dar para conseguir una oficina digital.
Piensa, ¿cuántos ‘papelitos’ puedes utilizar al acabar el día en tu lugar de trabajo? Probablemente no puedas contarlos porque sean muchos.
La solución está en las distintas aplicaciones que en la actualidad nos ofrece internet para gestionar todas nuestras tareas. Esto, además de permitirnos tener todo nuestro trabajo más organizado y accesible desde cualquier lugar, es una buena forma de reducir el uso de papel en la oficina.
2. Olvida el almacenamiento de documentos físicos
El almacenaje de documentación en papel físico está demodé. Trabajar en papel en una oficina cada vez se hace menos.
Piensa que incluso las administraciones se suman a los trámites online con para además de reducir el uso del papel, facilitar las gestiones a los ciudadanos haciéndolas más rápidas y eficientes.
El famoso término ‘nube’ se establece como la mejor alternativa para guardar archivos. Esto permite mantenerlos ordenados sin esfuerzo, acceder a ellos rápidamente ahorrando tiempo y sobre todo reducir las posibilidades de que se extravíen.
Esta modalidad de trabajo también favorece el llamado ‘teletrabajo’, ya que cada empleado puede acceder desde cualquier lugar sin necesidad de asistir de forma presencial a su puesto.
La comunicación interna es fundamental para que la actividad fluya de la mejor manera. Tanto a la hora de afrontar el trabajo diario como en el momento de informar de las distintas cuestiones importantes para la plantilla podemos utilizar plataformas online.
Un ejemplo de estas herramientas de comunicación para los equipos de trabajo es Slack. En ella, cualquier grupo puede registrarse y comunicarse con quien lo desee cuando lo desee. Se trata de un instrumento muy útil a la hora de compartir información en entornos laborales.
4. Apuesta por el e-aprendizaje
La formación en una organización es primordial para transmitir las distintas herramientas de trabajo a las nuevas incorporaciones así como tener constancia de las innovaciones que se produzcan para seguir creciendo. Así, en la oficina digital, como es de esperar, la formación será online, ahorrando papel siempre que se pueda.
Aunque numerosas empresas aplican el modelo de oficina digital todavía quedan algunas más románticas que siguen utilizando el papel como método tradicional de trabajo, sin embargo, nuestro planeta no está diciendo todo lo contrario. Y es que cada día que pasamos sin aplicar medidas que palíen el cambio climático, se hace más difícil revertir los efectos de este.
No sólo reduciendo el consumo de papel estamos ayudando a proteger los bosques y con ello al medioambiente, existen diversas alternativas para ahorrar energía en la oficina.
